MENGARSIPKAN BERKAS MENGGUNAKAN APLIKASI CAM SCANNER
Kelompok 12
Nama Anggota :
1. Ahmad
Rizky
2. Desi
Ramadha Fitriani
3. Gerry
Dwi Bulianto
4. Rizal
Nugraha Mukti
5. Haneda
Halim
Definisi Arsip
Berdasarkan
Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), pengertian arsip adalah suatu dokumen
tertulis, lisan atau bergambar dari masa lampau yang disimpan dalam media
tulis, elektronik, pita video, disket komputer, flashdisk atau hardisk yang
biasanya diterbitkan secara resmi oleh suatu instansi. Kemudian, arsip tersebut
disimpan dan dijaga di tempat tertentu sebagai referensi orang lain .
Arsip digital
atau sering dikenal dengan arsip elektronik merupakan suatu arsip yang telah
mengalami perubahan dari bentuk fisik seperti lembaran kertas menjadi data
elektronik, ataupun data yang memang dari awalnya terbuat dari data digital
dengan metode penyimpanan juga didalam media digital seperti flasdisk, server
dan lain – lain.
Fungsi Pengarsipan
Secara umum,
arsip berfungsi sebagai alat informasi dan alat bukti yang bisa digunakan untuk
masa mendatang. Semua bentuk pengarsipan pasti memiliki nilai guna arsip, yang
bisa dibedakan menjadi dua fungsi, antara lain:
·
Fungsi primer arsip adalah nilai guna arsip yang
berdasarkan kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang ketika tugas sedang
berlangsung atau setelah kegiatan selesai.
·
Fungsi sekunder arsip adalah nilai guna arsip
yang berdasarkan kegunaan. Bukan lagi pada pencipta arsip, melainkan bagi
kepentingan lembaga atau instansi pemerintah, swasta, perorangan dan
kepentingan umum lain sebagai bahan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan.
Tujuan Arsip
Arsip memiliki
peranan penting sebagai sumber informasi dan alat pengawasan yang dibutuhkan
sebuah organisasi dalam melakukan perencanaan, analisis data, pengembangan,
perumusan kebijakan hingga pengambilan keputusan.
Berikut Cara Mengarsipkan Berkas :
1. Tahapan Pengumpulan Bahan
Yaitu memilih file atau dokumen
digital yang akan di arsipkan. Disini saya akan memilih dokumen fisik atau
gambar. Disini kami menggunakan aplikasi camscanner.
2. Tahap Pemindaian
Tahap kedua adalah tahapan
pemindaian. Tahap pemindaian arsip digital dilakukan menggunakan bantuan
aplikasi camscanner.
Jadi tujuannya untuk merubah
dokumen fisik menjadi arsip digital.
3. Tahap manipulasi
Tahap selanjutnya yakni tahapan
manipulasi. Dalam proses penyimpanan arsip digital memiliki keunggulan yaitu
mudahnya melakukan manipulasi bentuk format dokumen yang akan disimpan.
Karena hasil proses digitalisasi
yang sangat besar, maka kita dapat mengubah format arsip digital tersebut
menjadi ukuran yang lebih kecil dengan mengkompresi dokumen menggunakan bantuan
aplikasi smallpdf.
4. Tahap entry data
Tahapan ini dilakukan dengan
memasukan data yang sudah dideskripsikan dan dikelompokkan berdasarkan
klasifikasi tertentu. Artinya memasukan file tersebut ke folder yang kita
tentukan.
Tujuannya agar kita nantinya
dapat melakukan pencarian informasi berdasarkan deskripsi klasifikasi data yang
sudah dibuat atau dibentuk. User dapat menggunakan kata kunci yang tepat untuk
proses pencarian kembali informasi yang sudah disimpan sehingga lebih mudah dan
cepat.
Komentar
Posting Komentar